Tôi nghĩ rằng nó an toàn để nói rằng gần như tất cả mọi người đã phải sử dụng email trên công việc đã sử dụng Microsoft Outlook . Tôi là một trong số nhiều người đã học đủ về nó để có được, và không bao giờ nghĩ về nó như bất cứ điều gì nhiều hơn một chương trình email mà cũng có thể in lịch. Ông chủ của tôi biết ít hơn về Microsoft Outlook so với tôi, vì vậy tôi luôn in ra các lịch phòng ban cho cô ấy. Vì vậy, hãy tưởng tượng sự ngạc nhiên của tôi khi tôi thấy tiêu đề của cuốn sách này! Sử dụng Microsoft Outlook để quản lý thời gian và tổ chức? Điều này, tôi phải xem. Liệu nó có thể được sử dụng theo cách đó ngay cả với những người chỉ có những kỹ năng cơ bản? Tôi rất háo hức muốn tìm hiểu.
LƯU Ý: Tôi sẽ chỉ tham khảo cuốn sách như Quản lý thời gian hiệu quả từ đây trở đi — vì thế sẽ tốn ít thời gian của tôi và của bạn.
Không yêu cầu kiến thức chuyên môn
Phần giới thiệu rất yên tâm. Vâng, cuốn sách này dành cho những người chỉ có các kỹ năng cơ bản của Microsoft Outlook . Các tác giả yêu cầu người đọc hiểu những điều cơ bản, vì đây không phải là cách "sử dụng Microsoft Outlook bắt đầu từ loại hình vuông" . Phần duy nhất của Microsoft Outlook sẽ được giải thích "từ lần nhấp đầu tiên" là Nhiệm vụ, vì đó là phần mà hầu hết mọi người không sử dụng hoặc chưa sử dụng rộng rãi. Các tác giả nói rằng cuốn sách này cũng dành cho người dùng Microsoft Outlook có kinh nghiệm, bởi vì nó trình bày một hệ thống quản lý tổ chức và thời gian tốt hơn và hiệu quả hơn, và có thể hiển thị ngay cả người dùng có kinh nghiệm nhất cách tận dụng phần mềm. Với kiểu giới thiệu này, tôi đã sẵn sàng đọc thêm.
Mỗi chương bắt đầu với một cái nhìn tổng quan về các vấn đề bắt đầu như thế nào, theo sau là một phần có tên "Hãy bắt đầu và thay đổi điều này!" và kết thúc bằng phần "Bạn thử nó" tóm tắt những gì chương đã dạy và cung cấp cho người đọc một chuyến tham quan có hướng dẫn về những gì cần phải làm. Một trong những điều tốt nhất về cuốn sách là nó không liên quan đến một phiên bản cụ thể. Có hướng dẫn ở đây cho Microsoft Outlook 2003, 2007 và 2010, vì vậy không ai bị tắt.
Không chết đuối trong email
Tôi thích hình ảnh của "lũ email" mà cuốn sách muốn giữ tất cả chúng ta khỏi bị chết đuối. Đối với nhiều người, đó là cách duy nhất để mô tả nó. Tôi đã nhìn thấy mọi người nói về hàng trăm hoặc hàng ngàn email vẫn còn ngồi trong Hộp thư đến của họ và nhiều hơn nữa đổ vào mọi lúc. Không đời nào ai có thể đọc được tất cả email đó - thứ mà họ cần là một cách vững chắc, hiệu quả để đối phó với những gì đã có, và giữ nó khỏi chồng chất một lần nữa. Và, tất nhiên, nếu người ta bắt đầu với một "lũ" của email, việc kiểm soát tình hình sẽ không xảy ra trong nháy mắt. Phải có một kế hoạch từng bước. Đó chính xác là những gì Quản lý thời gian hiệu quả đưa ra. Các tác giả xác định nguyên nhân chính của vấn đề (như bị phân tâm, nhấp vào "Trả lời tất cả" và không có hệ thống để xử lý thư đến) và sau đó đưa người đọc qua các bước cần thiết để xử lý những gì đã có và đặt lập một hệ thống để nó không xảy ra nữa. Tôi thực sự nghĩ rằng bất cứ ai cần thời gian để đọc qua phần này và làm theo lời khuyên của các tác giả (và, quan trọng nhất, gắn bó với hệ thống của họ) sẽ thấy rằng nó hoạt động. Họ trung thực về việc người đọc sẽ phải thay đổi hành vi của chính mình như thế nào để có được mọi thứ theo thứ tự, và tại sao nó cần thiết để thực hiện những thay đổi đó. Mỗi bước cần thiết (như tắt thông báo, dành thời gian để xử lý email và để nó hoàn toàn một mình ở mọi thời điểm khác và tạo lời nhắc, nhiệm vụ và cuộc hẹn trực tiếp từ email đến) được mô tả chi tiết cho từng phiên bản của Microsoft Outlook . Họ nói về việc tạo bộ thư mục của riêng bạn và gắn cờ các thư quan trọng để bạn không bỏ qua chúng, đó là điều tôi muốn biết khi tôi đang sử dụng Microsoft Outlook tại nơi làm việc. Có hướng dẫn chi tiết về thiết lập quy tắc để thư được sắp xếp tự động vào các thư mục thích hợp. Điều đó, hơn bất cứ thứ gì khác, có thể giúp chế ngự sự lộn xộn trong hộp thư đến và giữ cho mọi người tập trung vào những gì thực sự quan trọng.
Giữ ưu tiên của bạn thẳng
Phần về cách sử dụng Nhiệm vụ để đặt mức độ ưu tiên cũng được áp dụng đúng điểm và sử dụng ví dụ về một nhân viên hư cấu, hư cấu vĩnh viễn để cho thấy cách bị phân tâm có thể gây hậu quả nghiêm trọng. Sau đó, người đọc được thực hiện thông qua một số phương pháp để xác định nhiệm vụ nào là thực sự quan trọng, và nên được ưu tiên hơn những người khác. Đây là điều mà hầu hết mọi người gặp khó khăn - tìm ra những gì thực sự quan trọng và những gì có thể được đưa ra một chút trong khi các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu được chăm sóc. Các tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc viết ra mọi thứ. Đây là một khái niệm quan trọng trong một số hệ thống quản lý thời gian nổi tiếng, và khá đúng như vậy. Ngày nay, chúng ta có quá nhiều điều cần ghi nhớ, và thậm chí Einstein không thể quản lý tất cả. Viết những thứ xuống là chìa khóa. Các tác giả vượt ra ngoài hành động viết đơn giản và giải thích cách thức và lý do mọi người nên viết các kế hoạch. Họ thừa nhận rằng việc bắt đầu vào các kế hoạch bằng văn bản không phải là một nhiệm vụ đơn giản khi một người đã không làm điều đó trước đây, và họ giải thích tại sao nó cần thiết để quản lý thời gian tốt. Quản lý thời gian hiệu quả mô tả một hệ thống đơn giản để thiết lập các cuộc hẹn và nhiệm vụ (và giải thích rõ sự khác biệt giữa hai) và để thiết lập chế độ xem, bộ lọc và danh mục để đảm bảo rằng bạn có thể tìm chính xác thông tin bạn cần một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Danh mục, nhiệm vụ và thời gian
Các chương đầu tiên trong cuốn sách đối phó chủ yếu với những gì Microsoft Outlook có thể làm ở nơi làm việc. Bắt đầu với chương "Làm thế nào để đạt được nhiều thời gian hơn cho những gì cần thiết với một kế hoạch tuần hiệu quả, " các tác giả chuyển sang mô tả cách Microsoft Outlook có thể được sử dụng để lên kế hoạch thời gian không làm việc là tốt. Họ thực hiện các bước cần thiết để thiết lập các danh mục và mã màu chúng nếu bạn muốn, để giúp thiết lập các mức độ ưu tiên và giữ nhiệm vụ được tổ chức. Họ nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập kế hoạch hàng tuần, và bao gồm cả thời gian cho các vấn đề cá nhân như tập thể dục và giáo dục như là một phần của kế hoạch tổng thể. Ban đầu có vẻ hơi kỳ quặc khi đưa các hoạt động cá nhân, không hoạt động lên kế hoạch hàng tuần của Microsoft Outlook, nhưng các tác giả giải thích rõ ràng tại sao đây thực sự là một ý tưởng hay, nhấn mạnh tầm quan trọng của sự cân bằng trong cuộc sống cá nhân và chuyên nghiệp. Họ lưu ý thực tế là không phải tất cả nơi làm việc đều cho phép lập kế hoạch riêng tư và không phải ai cũng có quyền truy cập vào máy tính công việc của họ từ bên ngoài văn phòng và họ cung cấp các chiến lược để giải quyết vấn đề này. Rõ ràng là họ có một sự hiểu biết vững chắc không chỉ về chủ đề của họ mà còn về thực tế của nơi làm việc.
Lập kế hoạch trong cuộc sống thực
Câu chuyện về nhân viên hư cấu hư cấu tiếp tục trong chương về lập kế hoạch thực tế. Hầu hết mọi người không thực sự biết chính xác công việc sẽ mất bao lâu bởi vì đó là một nhiệm vụ rất hiếm khi đứng một mình. Chuyến đi đến văn phòng cũng bao gồm thời gian để lên xe, đỗ xe, và đi bộ đến nơi làm việc, và nhiều người chỉ nghĩ đến thời gian lái xe thực tế. Mọi người bị xao nhãng, hoặc mọi thứ xảy ra khiến cho ngày làm việc bình thường trở nên hỗn loạn hoàn toàn. Mọi người làm những gì họ muốn làm và bằng cách nào đó quản lý để không làm những điều họ không muốn làm (mà phạm lỗi tất cả mọi thứ lên cho bất cứ ai tùy thuộc vào công việc đó được thực hiện). Trong phần này, các tác giả thực sự có cái nhìn tốt về bản chất con người và cho thấy cách một kế hoạch ngày hiệu quả có thể làm cho mọi thứ chạy trơn tru hơn nhiều. Việc theo dõi chính xác thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ là chìa khóa ở đây. Không có nhiều ước tính hơn hoặc số liệu của ballpark — lượng thời gian thực tế cho mỗi công việc từ đầu đến cuối. Về cơ bản, các tác giả muốn người đọc tạo ra một cơ sở dữ liệu thời gian, vì vậy thay vì chỉ đoán hoặc chĩa nó, người đọc có thể tra cứu số lượng thời gian thực tế cho bất kỳ nhiệm vụ và kế hoạch nào phù hợp. Họ cũng yêu cầu người đọc đánh giá "Giờ sản xuất" của riêng họ , những thời điểm trong ngày khi mọi người hoạt động tốt nhất và "Giờ gián đoạn" của riêng họ , những thời điểm trong ngày khi họ có nhiều khả năng bị gián đoạn nhất. Sau đó, họ lập kế hoạch lập kế hoạch chặn thời gian gián đoạn trong giờ làm việc cao điểm và họ thừa nhận rằng điều này sẽ không xảy ra qua đêm vì định nghĩa những người khác phải được đào tạo để không làm gián đoạn bạn khi bạn đang làm việc. Và họ nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng trong "thời gian đệm", để nếu mọi thứ mất nhiều thời gian hơn dự kiến, phần còn lại của ngày không hoàn toàn bị gián đoạn.
Họp, họp mặt, ai có cuộc họp?
Các cuộc họp dường như là một thực tế của cuộc sống trong kinh doanh, và họ có thể là những kẻ lãng phí thời gian và những kẻ giết người năng suất rất lớn. Quản lý thời gian hiệu quả thừa nhận điều này và giải thích chi tiết cách thiết lập cuộc họp thông qua Microsoft Outlook và phối hợp thời gian họp với những người khác. Tuy nhiên, lời khuyên có giá trị nhất của nó có thể được tóm tắt trong tuyên bố "Các cuộc họp tốt nhất là những cuộc họp không diễn ra". Các cuộc họp đưa mọi người ra khỏi công việc của họ, làm gián đoạn công việc, dựa quá nhiều vào mọi người có thể xuất hiện và có thể tham gia một cách có ý nghĩa, và thực sự tốn tiền công ty bởi vì mọi người đang họp thay vì làm công việc của họ. Vì vậy, sau khi giải thích cách thiết lập các yêu cầu gặp mặt, các tác giả đề xuất rằng các cuộc họp chỉ được lên lịch hiếm khi và các phương tiện giao tiếp khác (chẳng hạn như Cuộc họp Windows Live hoặc cuộc gọi hội nghị) được sử dụng nhiều nhất có thể. Nếu cuộc họp là cần thiết, có một kế hoạch để làm cho họ chạy trơn tru hơn và tạo ra kết quả tốt hơn. Điều này bao gồm tất cả các căn cứ và nên tăng năng suất của mọi người và lãng phí lượng thời gian tối thiểu. Nó sẽ là một nguồn tài nguyên tuyệt vời cho bất kỳ nơi làm việc nào.
Ít giấy hơn, năng suất cao hơn
Nhiều người vẫn thích giữ thông tin trên giấy (tôi phải thừa nhận là một trong những người đó). Nhưng giấy dễ mất dấu vết và không hài lòng, và sau một thời gian, khối lượng giấy tuyệt vời trở nên khó sử dụng đến nỗi nó cũng có thể được gửi tới máy hủy tài liệu. Quản lý thời gian hiệu quả đặt ra một phương pháp để ghi chú hiệu quả và theo dõi các tệp điện tử một cách hiệu quả. Các tác giả đề nghị người đọc sử dụng Microsoft OneNote, nhưng thừa nhận rằng nó không được bao gồm trong nhiều phiên bản của Microsoft Office (đặc biệt là các phiên bản cũ) và phải được mua riêng, mà nhiều người không thể mua được. Tôi muốn các tác giả đã đưa ra một số gợi ý cho các lựa chọn thay thế cho Microsoft OneNote, vì nó rõ ràng là một chương trình rất hữu ích và có thể tích hợp hiệu quả với Microsoft Outlook . Quản lý thời gian hiệu quả giúp người đọc sử dụng Microsoft OneNote để ghi chép, lập kế hoạch, thiết lập lịch và thiết lập hệ thống có cấu trúc và có tổ chức để theo dõi mọi thứ. Nó cho thấy rõ ràng lợi thế của việc sử dụng ghi chú điện tử và các tập tin thay vì giấy. Tôi phải thừa nhận rằng tôi bắt đầu suy nghĩ khác về tất cả các thư mục và ghi chú sau khi tôi đọc chương này, và tôi sẽ bắt đầu tìm kiếm Microsoft OneNote hoặc một số chương trình tương tự khác để giúp tôi theo dõi mọi thứ hiệu quả hơn.
Tổng hợp tất cả
Quản lý thời gian hiệu quả kết thúc bằng một chương ngắn được gọi là "Cách thực sự hưởng lợi từ cuốn sách này", đặt tất cả các chương trước trong phối cảnh và giải thích những cách tốt nhất để bắt đầu sử dụng Microsoft Outlook và Microsoft OneNote để tổ chức cuộc sống chuyên nghiệp và cá nhân của bạn. Các tác giả nói rõ rằng họ không mong đợi tổ chức xảy ra qua đêm và họ không mong đợi nó xảy ra mà không có sự quyết tâm của người đọc để làm cho nó hoạt động. Nhưng họ cũng giải thích lý do tại sao nó nhiều hơn giá trị thời gian và công sức để làm theo kế hoạch của họ. Ngay cả khi không sử dụng Microsoft Outlook, kế hoạch này có thể hoạt động. Có những chương trình khác cung cấp nhiều tính năng tương tự, có lẽ không có trong gói tiện lợi như vậy, nhưng dù sao cũng có thể sử dụng được. Tôi hiểu rằng trọng tâm của cuốn sách là trên Microsoft Outlook và Microsoft OneNote, nhưng tôi nghĩ rằng nó sẽ hữu ích cho các tác giả đề xuất một vài chương trình khác có thể được sử dụng để làm theo cùng một hệ thống ngay cả khi không có bản sao Microsoft Office đầy đủ . Đó chỉ là một gợi ý nhỏ, mặc dù, và tôi chắc chắn rằng bất cứ ai quan tâm đến việc theo dõi hệ thống này có thể làm cho nó hoạt động với bất kỳ phần mềm nào họ có trong tay.
Sản phẩm được xếp hạng 4/5Phán quyết
Quản lý thời gian hiệu quả thực sự là dành cho tất cả mọi người. Tất cả chúng ta đều có thể hưởng lợi từ việc tìm kiếm sự cân bằng trong cuộc sống chuyên nghiệp và cá nhân, từ việc sử dụng thời gian hiệu quả hơn, và tận dụng tốt nhất các công cụ chúng ta có. Ngay cả những người chắc chắn họ đã có mọi thứ dưới sự kiểm soát có thể tìm thấy những gợi ý hữu ích ở đây. Các tác giả hiểu rõ cả phần mềm và bản chất con người và thực hiện từng bước tiếp cận và giải thích lý do tại sao những gì họ mô tả sẽ hoạt động. Tôi vui vì tôi có cơ hội để xem lại cuốn sách này, bởi vì bây giờ tôi có thể bắt đầu đưa kế hoạch của mình có hiệu lực để có được thời gian riêng của mình được quản lý hiệu quả hơn.
