Rất ít người biết rằng đối với mỗi tệp được lưu trữ trên máy tính của bạn, có một tập hợp siêu dữ liệu được liên kết với nó, cung cấp thông tin về nguồn, tác giả và các chi tiết quan trọng khác, tùy thuộc vào loại của nó. Trong bài viết này tôi sẽ thảo luận về siêu dữ liệu, nó là gì và nó có thể được sử dụng như thế nào. Sau đó, tôi sẽ giới thiệu cách thêm, xóa và duy trì siêu dữ liệu cho tệp của bạn. Các thủ tục áp dụng cho bất kỳ phiên bản Windows nào.
Siêu dữ liệu tệp là gì?
Siêu dữ liệu là thông tin được lưu trữ trong hầu hết mọi loại tệp. Nó có thể bao gồm tên, tên công ty hoặc tổ chức của bạn, tên máy tính, tên máy chủ mạng hoặc ổ đĩa nơi bạn lưu tệp, nhận xét được cá nhân hóa và tên và thời gian của các tác giả, bản sửa đổi hoặc phiên bản tài liệu trước đó.
Những chi tiết này có thể hữu ích hoặc gây bất lợi cho bạn tùy thuộc vào tình huống. Ví dụ, nếu bạn muốn theo dõi các tác giả khác nhau của một tập tin, nó có thể là tốt, mặc dù nếu bạn muốn che giấu các tác giả khác nhau của một tập tin nó có thể là xấu. Nếu bạn đang làm việc trong các vấn đề pháp lý hoặc chỉ muốn duy trì quyền riêng tư, việc xóa càng nhiều dữ liệu càng tốt có thể thận trọng, vì siêu dữ liệu sẽ theo dõi tệp nếu bạn chia sẻ bản sao của nó với người khác.
Siêu dữ liệu cũng có thể rất hữu ích, đặc biệt khi thực hiện tìm kiếm trong Windows và các hệ điều hành khác. Ví dụ: nếu bộ sưu tập hình ảnh của bạn có siêu dữ liệu được duy trì tốt, thì rất dễ tìm kiếm và tìm một hình ảnh nhất định bạn đã chụp, tại một vị trí nhất định vào một ngày rất cụ thể, với một máy ảnh cụ thể.
Để đơn giản hóa khái niệm, bạn có thể nghĩ siêu dữ liệu là mô tả của tệp. Mô tả có thể là bất kỳ thứ gì và nó có thể bao gồm tất cả các loại dữ liệu mô tả tệp: loại của nó, kích thước của nó, người tạo ra nó, khi nào, với cái gì, v.v.
Cách thêm và chỉnh sửa siêu dữ liệu trong Windows
Hầu hết các tệp đều có một số loại siêu dữ liệu, nhưng thường khó thay đổi siêu dữ liệu mà không sử dụng một số loại phần mềm đặc biệt của bên thứ ba. Tuy nhiên, các tệp Microsoft Office, chẳng hạn như các tệp Microsoft Word, Excel và Powerpoint có các trường siêu dữ liệu có thể được thay đổi khá dễ dàng. Trước hết, để truy cập và xem siêu dữ liệu của một trong các tệp này, hãy nhấp chuột phải hoặc nhấn và giữ trên đó. Chuyển đến cuối trình đơn nhấp chuột phải và nhấp hoặc nhấn vào Thuộc tính . Bạn cũng có thể chọn tệp và sau đó nhấn ALT + Enter trên bàn phím của bạn.
Điều này sẽ làm xuất hiện các thuộc tính của tệp, nhưng hãy tiếp tục và chuyển đến tab Chi tiết để truy cập vào siêu dữ liệu nitty-gritty. Khi ở trên tab Chi tiết, bạn sẽ có thể cuộn qua rất nhiều dữ liệu về tệp: mọi thứ từ người tác giả nó, khi được tạo hoặc sửa đổi hoặc thậm chí có bao nhiêu từ trong đó.
Một số trong những lĩnh vực này là một cái gì đó bạn có thể chỉnh sửa, mặc dù nhiều người trong số họ được đặt trong đá. Mặc dù công bằng, rất nhiều lĩnh vực không thể chỉnh sửa được, là những thông tin khó như từ và số trang hoặc ngày tệp được tạo. Tuy nhiên, một số có thể được chỉnh sửa, chẳng hạn như tiêu đề, chủ đề, thẻ, danh mục, nhận xét và trường tác giả. Để thực hiện việc này, chỉ cần nhấp hoặc nhấn vào bên phải của trường bạn muốn chỉnh sửa và nhập. Nếu bạn muốn các trường này trống, hãy xóa mọi thứ được viết trong đó. Khi bạn làm xong, nhấn OK ở dưới cùng của cửa sổ Properties .
Cách xóa siêu dữ liệu khỏi tệp, trong Windows
Nếu bạn chỉ muốn xóa tất cả siêu dữ liệu mà bạn có thể, có một cách đơn giản để thực hiện việc này. Chuyển đến cuối tab Chi tiết và nhấp hoặc nhấn vào "Xóa thuộc tính và thông tin cá nhân".
Cửa sổ Remove Properties được hiển thị. Nó sẽ cung cấp cho bạn hai tùy chọn để xóa siêu dữ liệu khỏi tệp: tệp đầu tiên sẽ tạo bản sao tệp với tất cả các thuộc tính có thể bị xóa trong khi tệp thứ hai cho phép bạn chọn và chọn thuộc tính bạn muốn xóa khỏi siêu dữ liệu của tệp. Chọn bạn muốn làm gì và chọn các hộp dữ liệu cụ thể bạn muốn xóa nếu bạn chọn tùy chọn thứ hai. Hãy nhớ rằng nếu bạn sử dụng tùy chọn thứ hai, bạn sẽ mất vĩnh viễn siêu dữ liệu trên tệp gốc, vì vậy hãy cẩn thận nếu dữ liệu có giá trị đối với bạn.
Để áp dụng các thiết lập của bạn, nhấn hoặc chạm vào OK trong cửa sổ Remove Properties và sau đó trong cửa sổ Properties của tập tin.
Siêu dữ liệu cho hình ảnh
Hình ảnh và các loại tệp hình ảnh khác có dữ liệu đặc biệt thú vị về chúng, bao gồm nhiều trường ảnh cụ thể bao gồm dấu thời gian khi ảnh thực sự được chụp. Điều này đặc biệt bit của siêu dữ liệu có thể là rất quan trọng để theo dõi và nhận thức được, chỉ trong trường hợp bạn không muốn mọi người biết ở đâu và khi bạn chụp một bức ảnh. Siêu dữ liệu này có thể được xóa khỏi hầu hết các định dạng hình ảnh theo cách được mô tả trước đây cho các tệp Microsoft Office.
Các thông tin thú vị khác được bao gồm trong siêu dữ liệu cho tệp hình ảnh bao gồm các chi tiết của máy ảnh được sử dụng để chụp và cài đặt được sử dụng: tốc độ ISO, thời gian phơi sáng, độ dài tiêu cự, chế độ flash và vân vân. Điều này có thể tuyệt vời cho mục đích theo dõi hoặc chỉ đơn giản là so sánh chất lượng hình ảnh được chụp với chất lượng của máy ảnh chụp chúng.
Cách duy trì siêu dữ liệu
Siêu dữ liệu của tệp có thể được cập nhật từ công cụ bạn đã sử dụng để tạo tệp. Đối với tài liệu bạn có thể sử dụng Microsoft Office để thêm thông tin mà bạn muốn được lưu trữ với tài liệu của bạn, chẳng hạn như tác giả chẳng hạn. Đối với hình ảnh, mọi việc thậm chí còn dễ dàng hơn. Bạn có thể sử dụng một công cụ như Thư viện ảnh và thêm siêu dữ liệu hữu ích vào bộ sưu tập ảnh của bạn. Chúng tôi có một số hướng dẫn hay hiển thị dữ liệu nào có thể được thêm vào và cách:
- Cách gắn thẻ mọi người trong ảnh bằng Thư viện ảnh Windows
- Cách chỉnh sửa thẻ & chú thích cho ảnh của bạn trong Windows Photo Gallery
- Cách xếp hạng và gắn cờ hình ảnh trong Windows Photo Gallery
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn có thể cập nhật siêu dữ liệu của một tệp bằng cách sửa đổi các thuộc tính của nó, như được trình bày trong các phần trước của hướng dẫn này.
Siêu dữ liệu có giá trị gì đối với bạn?
Siêu dữ liệu có thể hữu ích nếu bạn muốn giữ lại chi tiết về các tệp cụ thể. Tuy nhiên, không phải ai cũng muốn các loại chi tiết đó được chia sẻ, vì vậy hãy thận trọng về những thông tin được lưu trữ trên một tệp trước khi bạn gửi cho người khác. Bạn đứng về siêu dữ liệu ở đâu? Bạn có muốn nó bị xóa khỏi hầu hết các tệp của bạn hoặc bạn muốn lưu trữ và nâng cấp tệp không?
