Nhóm của chúng tôi tại 7 Hướng dẫn hoạt động trực tuyến và tất cả các bài viết của chúng tôi đều là nỗ lực hợp tác. Chúng tôi sử dụng chủ yếu Google Drive vì nó đơn giản và nó cung cấp tất cả các tính năng cộng tác mà chúng tôi cần. Khi Microsoft công bố Office Online, chúng tôi rất vui mừng và chúng tôi đã quyết định thử. Chúng tôi đã sử dụng nó để làm việc cùng nhau bằng cách sử dụng Office Online và chúng tôi đã học được khá nhiều về dịch vụ này, những điểm mạnh và điểm yếu của nó. Chúng tôi đã học được rằng trong khi Office Online có nhiều tính năng hơn Google Drive, khi nói đến sự cộng tác nhanh chóng và hiệu quả trên các tài liệu, nó sẽ bị thiếu. Dưới đây là những gì Microsoft cần cải thiện về Office Online trước khi chúng tôi và các nhóm khác như chúng tôi có thể thực hiện chuyển đổi:
Chúng tôi hợp tác như thế nào?
Chúng tôi là một nhóm nhỏ các biên tập viên, được phân phối theo địa lý. Chúng tôi có các biên tập viên ở các thành phố khác nhau của Romania và một biên tập viên tại Hoa Kỳ. Biên tập viên của chúng tôi làm việc trên nhiều thiết bị với hệ điều hành đa dạng, từ bất cứ nơi nào họ muốn. Cá nhân, tôi đã làm việc để tạo và xuất bản các bài báo ở mọi nơi, từ văn phòng nhà tôi đến quán cà phê, tàu hỏa, máy bay, đỉnh núi cao hơn 2000 mét và thậm chí cả những bãi biển bên bờ biển. Điều này cũng đúng với các đồng nghiệp của tôi tại 7 Hướng dẫn .
Công việc của chúng tôi chủ yếu liên quan đến việc tạo các tài liệu Word đơn giản hoặc các bảng và đồ thị trong Excel. Đôi khi, chúng tôi cũng tạo các bản trình bày ngắn gọn bằng các giải pháp như PowerPoint. Tài liệu Word của chúng tôi sau đó được xuất bản dưới dạng bài viết trên 7 Hướng dẫn .
Chúng tôi không cần nhiều tính năng để chỉnh sửa tài liệu vì tài liệu của chúng tôi là các bài đăng trên blog đơn giản. Nhưng chúng ta cần làm việc cộng tác một cách dễ dàng và nhanh nhất có thể. Chúng tôi rất thích sử dụng Google Drive vì nó đơn giản và các tính năng cộng tác của nó là đỉnh cao. Ví dụ, chúng ta có thể cùng nhau làm việc trên cùng một tài liệu, trò chuyện trong cùng cửa sổ chỉnh sửa tài liệu, để lại nhận xét cho người khác, nhận thông báo tự động khi bình luận được đặt hoặc giải quyết, và dễ dàng chia sẻ tài liệu giữa chúng ta.
Chúng tôi đã quan tâm đến việc sử dụng Office Online vì nó được tích hợp tốt với OneDrive và nó có một số tính năng thú vị mà Google Drive không có. Ví dụ: hỗ trợ đa ngôn ngữ trong Office Online hoạt động tốt hơn trong Google Drive . Điều này rất quan trọng với chúng tôi bởi vì chúng tôi viết bằng hai thứ tiếng: tiếng Anh và tiếng Rumani. Một khía cạnh khác mà chúng tôi thích là một thực tế là không có vấn đề chuyển đổi khi sử dụng tài liệu của chúng tôi trong Microsoft Office . Tất cả các tài liệu Office Online đều giống nhau cả trực tuyến và ngoại tuyến, điều này thật tuyệt vời.
Nhưng ... sau khi đã thử một chút hơn 3 tuần, chúng tôi đã quyết định chuyển về Google Drive . Đọc tiếp để tìm hiểu lý do.
12 điều Microsoft cần khắc phục về Office Online
Trong công việc cộng tác hàng ngày của chúng tôi với Office Online, chúng tôi đã gặp phải các vấn đề sau không cho phép chúng tôi thực hiện chuyển đổi:
- Bạn không thể đổi tên tài liệu từ cửa sổ chỉnh sửa. Bạn phải đóng nó và đổi tên nó từ thư viện tài liệu OneDrive .
- Không có tùy chọn thu phóng nào khi làm việc với tài liệu, như có trong Microsoft Office . Khi làm việc trong trình duyệt, trên các màn hình khác nhau với các độ phân giải khác nhau, có thể phóng to hoặc thu nhỏ là tính năng nâng cao năng suất.
- Chúng tôi đã gặp lỗi lạ khi cố gắng chọn một số phần văn bản nhất định. Ví dụ: con trỏ chuột của tôi nằm trên một hàng cụ thể và tôi sử dụng nó để chọn văn bản trên hàng đó. Tuy nhiên, Office Online chọn văn bản trên hàng phía trên nó. Hành vi này là ngẫu nhiên và nó xảy ra trong tất cả các trình duyệt.
- Việc điều hướng tài liệu bằng bàn phím cũng có thể có vấn đề. Trong những dịp ngẫu nhiên, khi chúng tôi nhấn mũi tên Xuống để đi đến hàng bên dưới, Office Online đã tăng hai hàng thay vì một hàng. Điều tương tự khi nhấn mũi tên Lên - nó nhảy lên hai hàng. Lần khác nó từ chối chuyển sang hàng kế tiếp và con trỏ vẫn bị mắc kẹt ở cùng vị trí, thờ ơ với các phím chúng ta đã nhấn. Vấn đề này đã được giải quyết chỉ sau khi tải lại cùng một tài liệu một vài lần.
- Có một tính năng cơ bản bị thiếu trong Office Online : bạn không thể kéo và thả ảnh vào tài liệu của mình. Bạn phải sử dụng ruy-băng, chuyển đến tab Chèn, bấm Ảnh và sau đó chọn thủ công. Ngoài ra, bạn có thể sao chép và dán hình ảnh vào tài liệu của mình tốt hơn nhưng vẫn không nhanh bằng cách kéo và thả.
- Không có cách nào để dễ dàng xuất hình ảnh từ tài liệu Office Online . Ví dụ: nếu bạn nhấp chuột phải vào hình ảnh và chọn Sao chép, để dán vào một tài liệu khác, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi cho biết trình duyệt không cho phép truy cập vào khay nhớ tạm. Nếu bạn sử dụng phím tắt, bạn sẽ không nhận được thông báo lỗi nhưng hình ảnh đã chọn không được sao chép vào khay nhớ tạm.
Ngoài ra, không có tùy chọn Lưu dưới dạng để lưu hình ảnh vào máy tính của bạn.
- Trong một số trường hợp, tài liệu của chúng tôi không thể truy cập được qua Office Online nữa, vì những lý do không xác định. Khi cố gắng mở chúng, Office Online cho biết: "Rất tiếc, đã xảy ra sự cố và chúng tôi không thể mở tài liệu này" . Bất kể chúng tôi đã thử bao nhiêu lần và bao nhiêu trình duyệt chúng tôi đã sử dụng, chúng tôi không thể mở các tài liệu đó. Giải pháp duy nhất là tải xuống các tài liệu đó và làm việc với chúng ngoại tuyến, sử dụng Microsoft Office .
- Khi bạn sao chép và dán văn bản có hình ảnh từ Office Online vào CMS hoặc chương trình khác, quá trình dán sẽ thêm rất nhiều dư lượng. Ví dụ: hình ảnh được thay thế bằng thẻ không được người dùng thêm. Các khoảng trống bổ sung và các dòng trống sẽ được sao chép mặc dù chúng không tồn tại trong tài liệu gốc. Tất cả những vấn đề này không xảy ra khi dán cùng một văn bản với hình ảnh từ Word .
- Khi chia sẻ tài liệu, bạn không thể đặt quyền để những người khác có thể chia sẻ cùng một tài liệu với nhiều người hơn. Chỉ chủ sở hữu mới kiểm soát được tài liệu được chia sẻ. Trong khi điều này là tốt từ một quan điểm bảo mật, cần có một mức cấp phép có sẵn mà bạn có thể sử dụng, để những người mà bạn chia sẻ có thể chia sẻ tài liệu đó.
- Sau khi bạn đăng nhận xét, bạn không thể chỉnh sửa nhận xét đó. Bạn phải xóa nó và tạo một cái mới.
- Khi nhận xét được đăng, không có thông báo nào được gửi qua e-mail, cho những người cộng tác trên cùng một tài liệu. Điều này buộc mọi người gửi thêm email khi làm việc trên cùng một tài liệu. Google Drive xử lý thông báo rất tốt và Office Online nên cung cấp một hệ thống thông báo tương tự.
- Office Online hiển thị thông báo từ Skype, trong thanh tiêu đề của tài liệu bạn đã mở bởi bạn không thể truy cập Skype từ cửa sổ chỉnh sửa tài liệu và trả lời lại. Điều này rất khó chịu.
Phần kết luận
Chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để chia sẻ bài viết này với mọi người ở Microsoft. Hy vọng rằng họ sẽ đọc nó và bắt đầu sửa chữa các vấn đề chúng tôi nêu ra. Chúng tôi hy vọng rằng dịch vụ trực tuyến Office Online sẽ nhận được nhiều cập nhật và cải tiến. Nếu các vấn đề chúng tôi đã chia sẻ được khắc phục thì chúng tôi có thể dễ dàng chuyển sang Office Online, sử dụng nó hàng ngày và sau đó dạy bạn, người đọc của chúng tôi tại sao và cách sử dụng dịch vụ này.
Trước khi bạn đóng bài viết này, chúng tôi muốn biết nếu bạn đã sử dụng Office Online . Ấn tượng của bạn về nó là gì? Nó có cung cấp những gì bạn cần không? Liệu nó có bất kỳ thiếu sót nào không cho phép bạn sử dụng nó một cách thường xuyên? Hãy hào phóng và chia sẻ trải nghiệm của bạn thông qua biểu mẫu nhận xét bên dưới.
